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Checklist para cambiar de administrador de condominio

Chile · Ley 21.442 de Copropiedad Inmobiliaria · Comunidad Pro Tech · Versión septiembre 2026

Cómo usar este checklist: avanza etapa por etapa y marca cada casilla. Entre paréntesis está el artículo de la Ley 21.442 que respalda cada punto (texto vigente en bcn.cl/leychile, idNorma 1174663). Revisa también el reglamento de copropiedad de tu comunidad, porque puede contener reglas adicionales. Este documento es una guía práctica y no reemplaza la asesoría legal para casos específicos.

ETAPA 1: Antes de decidir

  • ☐ Documenten los problemas con el administrador actual. Registren solicitudes y reclamos en el libro de novedades. El administrador o el comité deben responder las solicitudes que se anotan ahí en un plazo máximo de 20 días corridos (art. 17).
  • ☐ Revisen si el administrador cumple con la rendición mensual. La ley lo obliga a rendir cuenta documentada y pormenorizada al comité cada mes, a la asamblea en cada sesión ordinaria y al término de su administración (art. 21).
  • ☐ Revisen el contrato de administración vigente: plazos de aviso, causales y forma de término, entrega de documentos y pagos pendientes. En lo que no contradiga la Ley 21.442, al contrato se le aplican las reglas del mandato del Código Civil (art. 19).
  • ☐ Revisen el reglamento de copropiedad por si tiene normas propias sobre la designación del administrador o las asambleas.
  • ☐ Si hay incumplimientos graves, el comité puede presentar una reclamación ante la Seremi de Vivienda y Urbanismo de su región (art. 90), a través de condominios.minvu.cl con Clave Única. Según el MINVU, las reclamaciones prescriben en 2 años desde el hecho reclamado. Esta vía es independiente del cambio de administrador.

ETAPA 2: Elegir al nuevo administrador

  • ☐ Verifiquen que esté inscrito en el Registro Nacional de Administradores de Condominios. La inscripción es obligatoria y requisito previo para ejercer, sea el cargo remunerado o gratuito (arts. 82 y 83). La consulta es pública y gratuita en condominios.minvu.cl, sección "Registro público de administradores de condominios" (MINVU). El registro también debe identificar las sanciones impuestas (art. 85).
  • ☐ Pidan al menos 2 o 3 propuestas por escrito con:
    • Alcance del servicio y frecuencia de visitas en terreno
    • Honorarios y qué incluyen (según la ley, los fija el comité de administración, art. 19)
    • Cómo y cuándo rinde cuentas (mínimo mensual, art. 21)
    • Software o plataforma, y si tiene costo adicional
    • Plan de traspaso y plazo de implementación
    • Condiciones de término del contrato
  • ☐ Pidan referencias de otras comunidades que administre y llámenlas.
  • ☐ Confirmen que el candidato no integrará el comité. El administrador no puede ser miembro del comité de administración (art. 18).

ETAPA 3: La asamblea que designa al nuevo administrador

  • ☐ Definan el tipo de sesión. La designación o remoción del administrador puede tratarse en sesión ordinaria (art. 14). Según el cuadro del art. 15, la sesión ordinaria se constituye con los asistentes que representen al menos el 33 % de los derechos en el condominio, y los acuerdos se adoptan por mayoría absoluta de los asistentes. (Si el reglamento de copropiedad exige otra cosa, consulten con un abogado cuál regla aplica.)
  • ☐ Alternativa: consulta por escrito. El comité puede someter la materia a consulta por escrito: primero envía los antecedentes al correo o domicilio registrado de cada copropietario y hace una sesión informativa. La consulta se aprueba cuando se alcanza por escrito el quórum que exige la materia (art. 15).
  • ☐ Citen correctamente. Cita el presidente del comité o, si no lo hace, el administrador. La citación va a todos los copropietarios, personalmente, por carta certificada o al correo electrónico registrado, con no menos de 5 ni más de 15 días de anticipación (art. 16).
  • ☐ Incluyan en la tabla, de forma explícita: (1) la remoción del administrador actual, (2) la designación del nuevo, (3) quién queda facultado para reducir el acta a escritura pública y (4) quiénes serán las personas habilitadas para girar en la cuenta bancaria.
  • ☐ La sesión puede ser presencial, telemática o mixta (art. 16). La participación telemática debe cumplir lo que dispongan la ley, su reglamento y el reglamento de copropiedad (art. 15).
  • ☐ Recuerden que el administrador no puede representar a ningún copropietario en la asamblea (art. 15). Solo votan los copropietarios hábiles; esa calidad se acredita con un certificado del administrador o de quien haga sus veces (art. 15).
  • ☐ Levanten el acta. Debe quedar en el libro de actas foliado (papel o digital) y firmarse dentro de los 30 días siguientes al acuerdo por todos los miembros del comité o por los copropietarios que designe la asamblea (art. 15).
  • ☐ Reduzcan el acta a escritura pública. La designación del nuevo administrador debe constar en el acta reducida a escritura pública, por la persona facultada en la misma acta o, si no se indicó, por cualquier miembro del comité. Guarden una copia autorizada en el archivo de documentos del condominio (art. 18).

ETAPA 4: Aviso al administrador saliente y traspaso de documentos

  • ☐ Envíen una comunicación formal al administrador saliente con: el acuerdo de la asamblea, la fecha de término, la solicitud de rendición de cuenta final (art. 21) y la fecha de una reunión de entrega.
  • ☐ Exijan la rendición de cuenta final documentada y pormenorizada con (art. 21):
    • ☐ Detalle de ingresos y gastos
    • ☐ Remuneraciones y pagos de seguridad social del personal
    • ☐ Saldo de caja
    • ☐ Copia informada por el banco de todas las cuentas bancarias y sus cartolas
    • ☐ Respaldo de pago de los seguros contratados
  • ☐ Exijan la entrega de todo el archivo de documentos del condominio. Al terminar su mandato, el administrador debe entregar todos los documentos a quien lo suceda (art. 9°). Según el art. 9°, ese archivo incluye:
    • ☐ Reglamento de copropiedad y sus modificaciones
    • ☐ Copia del permiso de edificación y sus modificaciones, con los planos (arquitectura, estructura y especialidades) y especificaciones técnicas
    • ☐ Certificado que acoge el condominio al régimen de copropiedad y su plano
    • ☐ Listado de proveedores y subcontratistas que intervinieron en la construcción
    • ☐ Carpeta de ascensores e instalaciones similares, si corresponde
    • ☐ Carpeta con el detalle de instalaciones y artefactos, con los manuales de los fabricantes
    • ☐ Registro actualizado de copropietarios, arrendatarios y demás ocupantes
    • ☐ Copia de las actas de asambleas y de los acuerdos adoptados
    • ☐ Plan de emergencia (art. 40) y antecedentes de los seguros (art. 43)
  • ☐ Soliciten también la documentación operativa del día a día (buena práctica):
    • ☐ Certificaciones y mantenciones de gas y ascensores (el art. 20 N° 2 las incluye entre las funciones del administrador)
    • ☐ Contratos vigentes con proveedores (mantención, aseo, seguridad, etc.)
    • ☐ Contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo y comprobantes de cotizaciones del personal
    • ☐ Estado de deuda por unidad (morosidad) y convenios de pago vigentes
    • ☐ Juicios o cobranzas en curso
    • ☐ Facturas y cuentas por pagar pendientes
    • ☐ Presupuesto anual vigente (art. 22)
    • ☐ Inventario de bienes comunes, llaves, controles y tarjetas de acceso
    • ☐ Accesos o exportación de datos del software, correo y redes que se usan a nombre de la comunidad
  • ☐ El libro de actas lo custodia el presidente del comité, no el administrador (art. 17). Confirmen que está completo y firmado.
  • ☐ Firmen un acta de entrega con la lista de lo recibido y lo que quedó pendiente.

ETAPA 5: Cuentas bancarias, fondos y seguros

  • ☐ Cuenta exclusiva. El condominio debe tener una cuenta corriente o de ahorro exclusiva, sobre la que giran las personas que designe la asamblea (art. 33).
  • ☐ Cambien las personas habilitadas en el banco. El administrador o el comité lo solicitan al banco presentando el acta de la asamblea o del comité, según el reglamento, reducida a escritura pública (art. 33). Den de baja las firmas y los accesos del administrador saliente.
  • ☐ Cuadren los saldos a la fecha de corte: el saldo de caja informado en la rendición final debe coincidir con las cartolas bancarias.
  • ☐ Fondo común de reserva. Verifiquen su saldo y que esté identificado. La ley exige formarlo con un recargo no inferior al 5 % del gasto común mensual (o el que fije el reglamento o la asamblea), y reservar una parte para los pagos por término de contrato del personal (art. 39).
  • ☐ Seguro colectivo contra incendio vigente, obligatorio en condominios con unidades habitacionales (art. 43). Revisen la póliza, su vencimiento y las coberturas adicionales (por ejemplo, sismo).
  • ☐ Plan de emergencia. Confirmen que existe y está actualizado; la actualización le corresponde al comité (art. 40).

ETAPA 6: Primeros 30 días con la nueva administración

  • ☐ Confirmen que el nuevo administrador tenga su inscripción vigente y que la mantenga así (art. 19).
  • ☐ Informen a los copropietarios del cambio: nuevos datos de contacto, cuenta para pagar los gastos comunes y canales de atención.
  • ☐ Revisen el primer aviso de cobro. Debe indicar la proporción de cada copropietario en los gastos comunes y en el fondo de reserva, los intereses y multas adeudados, y el detalle del total de ingresos, egresos mensuales y saldo de caja (art. 31).
  • ☐ Acuerden el calendario de rendición mensual ante el comité. La documentación debe estar disponible al menos 24 horas antes de la reunión (art. 21).
  • ☐ Revisen al personal: contratos vigentes y cotizaciones al día. Recuerden que contratar o poner término a los trabajadores requiere acuerdo previo del comité, salvo delegación de la asamblea (art. 20 N° 10).
  • ☐ Revisen los vencimientos próximos: certificaciones de gas y ascensores, seguro y simulacro anual de evacuación. El art. 20 N° 11 incluye los simulacros anuales entre la información que el administrador entrega a la Secretaría Ejecutiva de Condominios.

¿Necesitan ayuda con el traspaso? En Comunidad Pro Tech acompañamos a los comités de Santiago y la RM en todo el proceso. Escríbenos al WhatsApp +56 9 5380 0199 o a contacto@comunidad-pro-tech.com.

Fuentes: Ley 21.442, texto vigente en la Biblioteca del Congreso Nacional (bcn.cl/leychile, idNorma 1174663), consultado el 28-09-2026. MINVU, "Preguntas y respuestas frecuentes" sobre el Registro Nacional de Administradores de Condominios (25-03-2024).