La nueva Ley de Protección de Datos Personales entra en vigencia plena en diciembre de 2026 y cambia la forma en que las comunidades tratan la información de sus residentes. Si tu comité contrata un software de administración, es momento de revisar qué resguardos ofrece la plataforma y qué rol le corresponde a cada parte.
La comunidad es la responsable de los datos
La ley distingue dos roles. La comunidad —representada por el administrador y el comité— es la responsable del tratamiento: decide qué datos se recopilan, para qué se usan y a quién se comunican. El proveedor del software es el encargado: procesa esos datos siguiendo las instrucciones de la comunidad y con compromisos formales de confidencialidad y seguridad.
Esta distinción importa. Las obligaciones legales recaen en la comunidad como entidad, no en el administrador como persona. Y el proveedor responde por cómo trata la información que la comunidad le entrega.
Qué debe garantizar el proveedor del software
Al evaluar una plataforma, el comité debería poder verificar que el proveedor:
- Mantiene la confidencialidad y seguridad de los datos de residentes.
- Notifica a la comunidad si ocurre un incidente de seguridad, dentro del plazo que fija la ley.
- Elimina los datos al término del contrato.
- Apoya a la comunidad para responder solicitudes de los residentes sobre su propia información.
- Cuenta con políticas claras de privacidad y de tratamiento de datos biométricos, si usa control de acceso por huella o rostro.
- Ofrece métodos alternativos al biométrico, para que nadie esté obligado a registrar su huella o su rostro.
Derechos de los residentes: qué se puede y qué no
Los residentes pueden acceder a sus datos, corregirlos y solicitar su eliminación. Pero hay matices que el comité debe conocer para responder con tranquilidad.
El correo con el cobro de gastos comunes no es publicidad: es parte del servicio y respalda una obligación del administrador. Por eso no procede la oposición a recibirlo. Tampoco corresponde eliminar datos mientras la persona vive en el edificio, porque la comunidad necesita mantener el registro de residentes, cobrar y convocar asambleas. Cuando alguien se va, la situación cambia: los datos deben eliminarse cuando ya no exista una razón válida para conservarlos.
Qué exigirle a tu software antes de firmar
Más allá del precio, pide contratos con cláusulas de tratamiento de datos, confidencialidad, seguridad y eliminación al término del acuerdo. Pregunta cómo se protege la información —cifrado, aislamiento entre comunidades, controles de acceso— y cómo se gestionan las solicitudes de los residentes. Una plataforma que toma estos resguardos en serio le ahorra al comité dolores de cabeza.
Cómo te ayuda Comunidad Pro Tech
En Comunidad Pro Tech diseñamos nuestra plataforma para tratar los datos de cada comunidad con confidencialidad y aislamiento, y para facilitar la gestión de las solicitudes de los residentes. Acompañamos al comité y al administrador para que lleguen preparados a la nueva normativa.
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